Für eine der größten Baumschulen in Europa etablieren wir das Dokumentenmanagementsystem DMSmaxx zur Digitalisierung der Geschäftsvorgänge. Die Entscheidung des Kunden, Planung und Umsetzung in Zusammenarbeit mit OAS durchzuführen, erfolgte, da OAS über spezielles Know-how im Bereich DMS und elektronischer Archivierung verfügt und auch individuelle Anfragen wie diese umsetzen kann.
Im konkreten Fall stapelten sich bislang unzählige Anfragen und Bestellungen auf Faxpapieren, die von den Mitarbeitenden per Hand erfasst werden mussten. Da aufgrund der vorhandenen Kundenstruktur eine Kontaktmöglichkeit per Fax beibehalten werden sollte, werden eingehende Nachrichten künftig über unsere DMS-Lösung DMSmaxx automatisch in einen digitalen Workflow überführt. Bereits bekannte Kunden werden dabei vom System erkannt und das Anliegen automatisch den Kundenstammdaten aus dem unternehmenseigenen ERP zugeordnet. Handelt es sich um eine Anfrage oder Bestellung eines Neukunden, speichert ein Sachbearbeiter den Datensatz per Hand im ERP. Sporadisch aufkommende postalische Eingänge werden über einen Dokumentenscanner erfasst und entsprechend elektronisch weiterverarbeitet.
Schlankere Prozesse durch DMSmaxx
Der besondere Vorteil für unseren Kunden liegt in der Zeitersparnis bei der Bearbeitung der Kundenanliegen. Da künftig alle eingehenden Daten sofort im ERP-System und im Archiv vorhanden sind, können Anfragen und Bestellungen deutlich schneller bearbeitet sowie Angebote erstellt und automatisch verschickt werden. Ein zusätzlicher Vorteil ist der Transparenzgewinn: Der gesamte Bearbeitungsstatus ist jederzeit ortsunabhängig und in Echtzeit ablesbar und Recherchen in der Angebots- und Bestellhistorie können deutlich zeitsparender per Schlagwortsuche durchgeführt werden. Durch das konsequent papierlose Konzept von DMSmaxx spart der Kunde neben überdies auch Papier- und Druckkosten und schont gleichzeitig wertvolle Ressourcen.
Neben Kundenanfragen können mit DMSmaxx auch Auftrags-, Rechnungs- und Vertragsmanagement sowie revisionssichere Archivierungen digital durchgeführt werden.
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